Eine Teamleiterin im Vertrieb braucht für einen neuen Kollegen einen Laptop und eine Lizenz für das CRM. Sie schreibt dem Einkauf eine Mail. Der Einkauf fragt nach der Kostenstelle. Dann fehlt die Freigabe, und die Bereichsleitung ist auf Dienstreise. Eine Woche später fragt die Teamleiterin nach, ob die Bestellung raus ist, und niemand kann es ihr auf Anhieb sagen.
Die Bestellung selbst ist in ein paar Minuten erledigt. Die Zeit geht für alles drumherum drauf: Angaben nachfordern, die Person finden, die freigeben darf, Statusfragen beantworten. Diese Arbeit übernimmt nara.
Die Anfrage beginnt in Teams
Mitarbeitende schreiben nara in Microsoft Teams, so wie sie einer Kollegin schreiben würden: „Ich brauche für Jonas ab dem Ersten einen Laptop und eine CRM-Lizenz.“ Wer lieber spricht, ruft nara in Teams oder unter einer normalen Telefonnummer an.
nara fragt sofort nach, was für die Entscheidung fehlt, etwa die Kostenstelle oder eine Begründung. Bevor jemand im Einkauf die Anfrage zum ersten Mal sieht, ist sie vollständig. Gibt es bei Ihnen kein Ticketsystem für Bestellungen, führt nara den Vorgang selbst, mit Status und Protokoll.
Katalog und Regeln prüft nara selbst
nara kennt Ihren Katalog und Ihre Beschaffungsrichtlinie. Liegt der Laptop im freigegebenen Sortiment, stehen Modell und Preis fest, und die Anfrage geht direkt zur Freigabe. Wünscht sich jemand ein Modell außerhalb des Katalogs, nennt nara die freigegebene Alternative.
Für alles, was keine Regel abdeckt, etwa Software, die Ihre IT noch nicht geprüft hat, sammelt nara die Angaben und gibt den Fall an die zuständige Stelle weiter. Dort kommt er vollständig an, mit Begründung und den Antworten auf alle Rückfragen.
Die Freigabe läuft über Teams
Wer freigibt, legen Sie fest. Zum Beispiel entscheidet bis 5.000 € die Führungskraft und darüber die Bereichsleitung. nara schickt der zuständigen Person die Anfrage in Teams, mit Artikel, Preis, Kostenstelle und Begründung. Sie gibt mit einem Klick frei oder lehnt ab, ohne sich in ein weiteres System einzuloggen. Die Antwort geht sofort an die Person, die angefragt hat.
Nach der Freigabe bestellt nara
Ist die Anfrage freigegeben, legt nara die Bestellung in Ihrem Einkaufssystem an. Soll Ihr Einkauf jede Bestellung selbst abschicken, bereitet nara sie nur vor. Das legen Sie für jeden Schritt fest.
Bei Software geht nara noch weiter: Ist die Lizenz freigegeben, installiert nara das Programm direkt auf dem Rechner des neuen Kollegen. Ein zusätzliches Ticket an die IT braucht es dafür nicht.
Statusfragen beantwortet nara sofort
Sobald eine Anfrage unterwegs ist, kommt die Frage nach dem Stand. nara schaut im Einkaufssystem nach und antwortet in Teams, zum Beispiel: bestellt am Dienstag, Lieferung laut Lieferant am Freitag. Ihr Einkauf wird dafür nicht unterbrochen.
nara bindet Ihr Einkaufssystem oder ERP an, mit oder ohne Schnittstelle. Läuft die Software nur intern auf einem Server, verbindet sich nara Edge von dort. Das ist ein kleiner Dienst, der die Verbindung von innen aufbaut. Ihre Firewall bleibt zu. Welche Systeme nara schon anbindet, zeigt die Seite Integrationen.
Jede Bestellung ist belegt
Jeder Schritt steht im Protokoll: wer was angefragt hat, wer wann freigegeben hat und was nara danach getan hat. Die Revision findet zu jeder Bestellung die Freigabe. Ihr Einkauf sieht außerdem, welche Artikel am häufigsten angefragt werden und wo Anfragen warten.
Einrichten in eigenen Worten
Einen neuen Ablauf richten Sie ein, indem Sie ihn beschreiben, so wie Sie ihn einer neuen Kollegin im Einkauf erklären würden: „Frag bei jeder Bestellung nach Kostenstelle und Begründung. Bis 5.000 € gibt die Führungskraft frei, darüber die Bereichsleitung. Danach legst du die Bestellung im Einkaufssystem an.“
nara baut daraus den Ablauf und zeigt Ihnen jeden Schritt. Sie testen ihn mit echten Anfragen, legen fest, wer was freigibt, und schalten ihn frei. Ändert sich eine Regel, sagen Sie es nara genauso: „Die Grenze liegt ab Januar bei 3.000 €.“ Programmieren muss dafür niemand.
Wenn Sie möchten, richten wir den ersten Ablauf gemeinsam mit Ihnen ein. Die nächsten baut Ihr Team dann selbst.
Wo Sie anfangen
Beginnen Sie mit Bestellungen, die oft vorkommen und klaren Regeln folgen, etwa Standardhardware und Software aus dem Katalog. Arbeitet nara bei Ihnen schon im IT Service Desk, ist der Einkauf ein naheliegender nächster Schritt: Ihre Mitarbeitenden schreiben nara im selben Chat in Teams.
Welche Abläufe sich außerdem mit nara automatisieren lassen, zeigt die Übersicht Alle Prozesse. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir in 30 Minuten Ihren Bestellprozess durch und zeigen an Beispielen, wie er mit nara läuft.
