Die ersten Arbeitstage des Monats gehören in der Buchhaltung dem Abschluss. Gleichzeitig füllt sich das Postfach: Bis wann muss die Reisekostenabrechnung eingereicht sein? Ist die Rechnung des Messebauers schon bezahlt?
Jede Antwort dauert ein paar Minuten. Zusammen fehlen diese Minuten im Abschluss. Und oft beantwortet sie jemand, der dafür in ein System schaut, auf das die fragende Person keinen Zugriff hat.
Die meisten dieser Anfragen folgen festen Regeln oder brauchen einen Blick in ein System. Beides übernimmt nara, direkt in Microsoft Teams, per Chat oder Anruf. Was Ermessen braucht, geht mit allen Angaben an Ihr Team.
Richtlinien erklärt nara mit Quelle
Spesen, Reisekosten, Bewirtungsbelege und Fristen sind in Ihren Richtlinien geregelt. Nachgefragt wird trotzdem. Fragt ein Mitarbeiter in Teams, ob er die Hotelrechnung aus Wien ohne Originalbeleg einreichen kann, antwortet nara mit der Regel aus Ihrer Reisekostenrichtlinie und nennt die Stelle im Dokument.
Ändert sich die Richtlinie, tauschen Sie das Dokument aus, und nara antwortet ab dann nach der neuen Fassung. Findet nara keine Regel, geht die Frage an Ihr Team. Die Antwort Ihres Teams schlägt nara danach als neuen Eintrag vor. Sobald Ihr Team ihn freigibt, beantwortet nara die Frage beim nächsten Mal selbst.
Beim Zahlungsstatus schaut nara im System nach
„Wurde meine Erstattung schon überwiesen?“ „Ist die Rechnung von Lieferant Becker bezahlt?“ Für solche Fragen schaut nara in Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP und antwortet sofort, mit Datum und Betrag.
Dafür reicht ein Lesezugriff. nara gibt dabei nur Auskunft, die die fragende Person bekommen darf, zum Beispiel zu Rechnungen ihrer eigenen Kostenstelle. Diese Regel legen Sie im Ablauf fest.
nara bindet Ihre Finanzsoftware an, mit oder ohne Schnittstelle. Läuft sie nur intern auf einem Server, verbindet sich nara Edge von dort, ein kleiner Dienst, der die Verbindung von innen aufbaut. Ihre Firewall bleibt zu.
Wiederkehrende Aufträge erledigt nara nach Freigabe
Manche Anfragen sind Aufträge, etwa einen neuen Lieferanten anlegen oder einen Zugang zum ERP vergeben. Bei einem europäischen Fertiger, dessen rund 35.000 Tickets wir analysiert haben, dauerte es zwei bis drei Tage, bis ERP-Rechte vergeben waren. Nur 21 % der Anträge kamen vollständig an.
nara fragt deshalb alles ab, was fehlt, bevor ein Antrag weitergeht. Dann holt nara in Teams die Freigabe der zuständigen Person ein, etwa der Kostenstellenverantwortlichen oder der Leitung Buchhaltung, und führt den Schritt danach im System aus.
Bei Lieferantendaten lohnt sich eine feste Regel. Geänderte Bankverbindungen sind ein bekannter Weg für Betrug. Legen Sie fest, dass dieser Schritt immer eine Freigabe braucht, dann hält sich nara daran, auch wenn die Anfrage noch so dringend klingt.
Was Ihr Team entscheidet
Für jeden Schritt legen Sie fest, ob nara nur nachschaut, vorbereitet oder ausführt, und wer vorher freigibt. Zahlungsfreigaben und Buchungen können vollständig bei Ihrem Team bleiben.
Finanzdaten sind sensibel. nara wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Die KI-Verarbeitung läuft in der EU, und Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Jede Aktion steht im Protokoll, mit Freigabe und Zeitpunkt. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit.
So richten Sie den Ablauf ein
Ihr Team richtet einen Ablauf ein, indem es ihn beschreibt: „Wenn jemand fragt, ob eine Rechnung bezahlt ist, schau in der Finanzbuchhaltung nach und nenne Zahlungsdatum und Betrag. Auskunft gibst du nur zu Rechnungen der eigenen Kostenstelle.“
nara baut daraus den Ablauf und zeigt jeden Schritt. Sie testen ihn mit Fragen aus dem letzten Monat, legen die Freigaben fest und schalten ihn frei. Ändern funktioniert genauso, mit einem Satz. Oder wir richten die ersten Abläufe gemeinsam mit Ihnen ein.
Der erste Ablauf
Sortieren Sie die Anfragen eines Monats aus dem Postfach der Buchhaltung. Die Frage, die am häufigsten kommt und einer klaren Regel folgt, wird Ihr erster Ablauf.
Welche Abläufe sich außerdem mit nara automatisieren lassen, zeigt die Übersicht Alle Prozesse. Bringen Sie Ihre häufigsten Fragen ins kostenlose Erstgespräch mit. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen an Beispielen, wie nara sie beantwortet.
