Eine neue Vertriebsmitarbeiterin startet am Ersten. Drei Wochen vorher schickt HR eine E-Mail an die IT. Die Führungskraft ergänzt im Flur, dass sie auch Zugang zum ERP braucht. Die IT legt Konto und Gruppen an, richtet den Laptop ein, installiert die Software und beantragt die ERP-Rechte, jedes davon in einem eigenen Ticket. Am ersten Tag fehlt trotzdem der Zugang zum CRM, weil ihn niemand auf die Liste gesetzt hat.
Beim Austritt läuft dasselbe rückwärts, nur mit mehr Risiko. Die Checkliste bleibt halb abgearbeitet, das Konto bleibt aktiv. Monate später fragt die Revision, wann der Zugang entzogen wurde, und niemand kann es sicher sagen.
Bei einem europäischen Fertiger haben wir in rund 35.000 Tickets etwa 1.200 Änderungen an Konten und Rechten pro Jahr gezählt, an jedem Arbeitstag also rund fünf. Bis ERP-Rechte vergeben waren, vergingen zwei bis drei Tage, und nur 21 % der Anträge kamen vollständig an. Die einzelnen Schritte sind Routine. Zeit kostet die Abstimmung zwischen HR, Führungskraft und IT.
Ein Vorgang für HR, Führungskraft und IT
Mit nara beginnt ein Eintritt mit einer Nachricht in Microsoft Teams. HR schreibt zum Beispiel: „Neue Mitarbeiterin im Vertrieb, Standort Hamburg, Start am 1. März.“ nara legt einen Vorgang an und fragt nach, was fehlt: die genaue Rolle und besondere Zugänge, etwa zum ERP. Die Führungskraft ergänzt im selben Vorgang, ebenfalls in Teams.
Alle sehen denselben Stand. Wer wissen will, ob der Laptop fertig ist, fragt nara und bekommt sofort eine Antwort. In der IT muss dafür niemand anrufen.
Was bis zum ersten Tag passiert
Aus der Rolle leitet nara den Plan ab: welches Konto, welche Gruppen, welche Software, welche Zugänge zu Fachanwendungen. Was eine Rolle bekommt, legen Sie einmal fest. nara wendet das an und fügt nichts eigenmächtig hinzu.
Den Plan gibt die Führungskraft in Teams frei. Für heikle Zugänge, etwa Administratorrechte oder eine Rolle im ERP, gibt zusätzlich die IT oder die Person frei, die für das System verantwortlich ist. Danach arbeitet nara den Plan ab:
- nara legt das Konto im Verzeichnis an, etwa in Microsoft Entra ID, und trägt die Gruppen ein.
- nara installiert die Software direkt auf dem Laptop. Das geht über nara Edge, einen kleinen Dienst auf Ihren Rechnern, ganz ohne Fernwartung.
- nara richtet die Zugänge zu Fachanwendungen wie dem ERP ein, sobald sie freigegeben sind.
- Was ein Mensch erledigen muss, etwa die Übergabe des Laptops, wird zur Aufgabe für die zuständige Person. Sie bleibt offen, bis jemand sie abschließt.
Jeder Schritt steht mit Uhrzeit im Vorgang. Am Ersten klappt die neue Kollegin ihren Laptop auf und kann arbeiten.
Beim Wechsel räumt nara die alten Rechte auf
Wechselt jemand die Abteilung, kommen die neuen Rechte meist schnell. Die alten bleiben oft einfach bestehen. Über die Jahre entstehen so Rechteprofile, die niemand mehr erklären kann.
nara vergleicht bei jedem Wechsel die alte Rolle mit der neuen. Was die neue Rolle braucht, kommt dazu. Was sie nicht mehr braucht, schlägt nara zum Entzug vor. Die Führungskraft gibt in Teams frei, dann passt nara Gruppen und Zugänge an.
Beim Austritt sperrt nara zum Stichtag
HR meldet den Austritt mit dem letzten Arbeitstag. nara plant die Sperrung: Konto, Gruppen, Zugänge zu Fachanwendungen und die Rückgabe des Laptops. Am Stichtag sperrt nara das Konto, entzieht die Gruppen und hält den genauen Zeitpunkt im Vorgang fest. Die Rückgabe des Geräts bleibt als offene Aufgabe sichtbar, bis jemand sie abhakt.
Fragt die Revision später, wann ein Zugang entzogen wurde, steht die Antwort mit Uhrzeit im Ticket. Wer schon einmal ein Audit mit einer Excel-Liste und drei Postfächern beantwortet hat, weiß, was das wert ist.
Wer was freigibt
Freigaben gibt die Person, die zuständig ist, und zwar dort, wo sie ohnehin arbeitet: in Microsoft Teams. Die Führungskraft bestätigt den Plan für ihre neue Mitarbeiterin, die IT gibt Administratorrechte frei, und wer für das ERP verantwortlich ist, gibt die Rolle dort frei. Für jeden Schritt legen Sie fest, ob nara ihn selbst ausführt oder vorher fragt.
Ob jemand eingestellt wird und welche Sonderrechte eine Rolle bekommt, entscheiden weiter Menschen. nara führt aus, was freigegeben ist, und hält jeden Schritt fest.
In eigenen Worten eingerichtet
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Ablauf für Eintritte und Austritte. Sie beschreiben ihn nara in eigenen Worten, so wie Sie ihn einer neuen Kollegin in der IT erklären würden. nara baut daraus den Ablauf. Sie sehen jeden Schritt, testen ihn, legen die Freigaben fest und schalten ihn frei.
Kommt später etwas dazu, etwa eine neue Software für den Vertrieb, sagen Sie es nara genauso. Oder wir richten den Ablauf gemeinsam mit Ihnen ein.
nara bindet dafür die Systeme an, die Sie heute nutzen: Ihr Verzeichnis, Ihr Ticketsystem wie ServiceNow, Matrix42, Jira oder Freshservice, Ihre HR-Software und Fachanwendungen wie Ihr ERP. Auch Anwendungen ohne Schnittstelle erreicht nara, über nara Edge auf dem Rechner oder Server, auf dem sie laufen.
Personaldaten sind sensibel. nara wird in Deutschland entwickelt und gehostet, die KI-Verarbeitung läuft in der EU, und mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert. Für Betriebsrat und Datenschutz legen wir die Unterlagen vor. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit.
Wo Sie anfangen
Wie viele Eintritte, Wechsel und Austritte bei Ihnen anfallen und wo sie hängen bleiben, zeigt die Ticketanalyse in ein bis zwei Wochen. Was nara bei Eintritt und Austritt übernimmt, sehen Sie im Überblick auf der Seite Onboarding und Offboarding.
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir in 30 Minuten Ihren heutigen Ablauf durch und zeigen an anonymisierten Beispielen, wie nara ihn übernimmt.
